Work-and-Stay-Agentur: Die Ausschreibung 2026 entscheidet mehr als die Politik

Das Wichtigste in Kürze: Die Bundesregierung will 2026 die zentralen IT-Komponenten der Work-and-Stay-Agentur (WSA) ausschreiben [1][9]. Damit wird aus einem politischen Versprechen eine Spezifikation – und was in der Ausschreibung steht, wird gebaut. Offen ist aber noch die wichtigste Frage: Wer entscheidet künftig was? Solange diese Organisationsfrage nicht geklärt ist, droht eine teure Plattform für eine Struktur, die es noch nicht gibt. Dieser Beitrag zeigt, worauf es in der Ausschreibung ankommt – für Fachkräfte, Arbeitgeber und Personaldienstleister.

Stand: September 2026. Meinungsbeitrag mit Quellenangaben. Eine veröffentlichte Ausschreibung oder Vergabe war zum Redaktionsschluss nicht bekannt.

Vom Versprechen zur Vergabeakte

Das Bundeskabinett hat am 5. November 2025 die Eckpunkte für die Work-and-Stay-Agentur beschlossen [1]. Der Kern: eine zentrale digitale Plattform nach dem Once-Only-Prinzip. Fachkräfte reichen Informationen und Unterlagen nur noch einmal ein, alle beteiligten Behörden greifen darauf zu, und Arbeitgeber sehen Bearbeitungsstand und fehlende Dokumente [1]. Die WSA ist ausdrücklich keine neue Behörde; sie entsteht als Partnerschaft von Bundesagentur für Arbeit (BA) und Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) [2]. Bundeskanzler Merz nennt sie das „größte Digitalprojekt dieser Legislaturperiode" [5].

Ausschreibungen wirken langweilig. Genau das macht sie mächtig: Sie übersetzen Absichten in Anforderungen. Was nicht spezifiziert wird, fehlt im Produkt – oft für ein Jahrzehnt. Die folgenreichsten Entscheidungen über die WSA fallen deshalb womöglich nicht im Bundestag, sondern im Lastenheft.

1. Ein Organisationsproblem lässt sich nicht per Software einkaufen

Die Eckpunkte klingen überzeugend, lassen aber offen, wer künftig was entscheidet. Laut einem Positionspapier von DigitalService des Bundes und PD – Berater der öffentlichen Hand (Februar 2026) werden vier Optionen diskutiert [6]:

• Option 1: Die Zuständigkeiten bleiben, wie sie sind; ein Antragsportal wird in den Kommunen ausgerollt.
• Optionen 2 und 3: Teilweise Zentralisierung – nur Erstanträge oder nur bestimmte Fallgruppen wie die Blaue Karte EU.
• Option 4: Visa und alle befristeten Aufenthaltstitel der Erwerbs- und Bildungsmigration werden beim Bund gebündelt – beim BfAA, unter Mitwirkung der BA.

DigitalService und PD empfehlen Option 4. Ihre Begründung sollte jeder lesen, der an der Ausschreibung schreibt: In den Optionen 1 bis 3 müsste die Plattform die heterogenen IT-Systeme von über 500 Ausländerbehörden anbinden – laut Papier der große Aufwandstreiber [6].

Der Nationale Normenkontrollrat (NKR) sieht es ähnlich: Eine digitale Plattform ohne gleichzeitige Vereinfachung der Verfahren und Bündelung der Zuständigkeiten bleibt als Reform auf halber Strecke stecken [5]. Eine Einigung auf Staatssekretärsebene zur größeren Organisationsreform gab es laut NKR bis März 2026 nicht [5].

Der unbequeme Punkt: Ein Entwurf der Eckpunkte vom September 2025 nannte die Verabschiedung der nötigen Gesetze noch als Voraussetzung für die Ausschreibung maßgeblicher Entwicklungsleistungen [3]. Der aktuelle Fahrplan sieht Ausschreibung und Rechtsänderungen parallel vor [9]. Wird ausgeschrieben, bevor die Zuständigkeiten feststehen, bekommt der Markt den Auftrag, eine Plattform für eine Organisation zu bauen, die es noch nicht gibt. Das Ergebnis ist dann entweder eine Plattform, die für jede Option passen soll – teuer und unscharf –, oder eine, die stillschweigend Option 1 unterstellt, weil sie politisch am wenigsten verlangt. In beiden Fällen trifft die Software eine Entscheidung, der die Politik ausgewichen ist.

2. Das eigentliche Problem ist Kapazität, nicht Nutzerfreundlichkeit

Die Zahlen sind deutlich [6]:

• Rund 120.000 Erwerbsmigrantinnen und -migranten aus Drittstaaten stellen derzeit Anträge.
• Prognosen zufolge braucht Deutschland bis zu 350.000 Nettozuwandernde pro Jahr.
• 2028 fehlen bundesweit rund 800.000 Fachkräfte.
• In manchen Behörden sind bis zu 30 Prozent der Stellen dauerhaft unbesetzt.

Das System muss also etwa das Dreifache des heutigen Volumens bewältigen – mit Behörden, die schon heute unterbesetzt sind. Eine schönere Oberfläche löst das nicht. Was hilft, ist Durchsatz: weniger Übergaben zwischen Behörden, keine doppelten Prüfungen, mehr automatisierbare Entscheidungen. Die Eckpunkte versprechen genau das – einmal geprüfte Sachverhalte sollen nicht erneut geprüft, Redundanzen zwischen Visum und erstem Aufenthaltstitel beseitigt werden [3]. Die Machbarkeitsstudie der PD schätzt mindestens 40 Prozent weniger Bearbeitungszeit – aber nur, wenn Technik und organisatorische Bündelung zusammenkommen [6].

Frage an die Ausschreibung: Misst sie Erfolg als „Plattform live" oder als „Median-Tage vom Arbeitsangebot bis zum ersten Arbeitstag"? Das führt zu sehr unterschiedlichen Produkten.

3. Information ist nicht der Engpass

Es liegt nahe, die WSA zu einer sehr guten Website zu machen. Der Eckpunkte-Entwurf prüft bereits, „Make it in Germany", die Informationsangebote der BA und die Hotline „Arbeiten und Leben in Deutschland" zu integrieren [3].

„Make it in Germany" hat seit 2012 laut Antwort der Bundesregierung auf eine parlamentarische Anfrage 35,8 Millionen Euro gekostet; die Hotline hat über eine Million Beratungen geleistet [8]. Keines der beiden Angebote vermittelt Stellen oder erteilt Aufenthaltstitel [8]. Fachkräfte scheitern selten daran, dass sie Informationen nicht finden – sondern daran, dass sie Monate auf eine Entscheidung warten. Eine WSA, die vor allem Portal ist, würde diesen Fehler in größerem Maßstab wiederholen.

4. Arbeitgeber: Nutzer der Plattform oder nur informiert?

Für Arbeitgeber, Personaldienstleister und alle, die international rekrutieren, sind wenige Sätze in den Eckpunkten entscheidend [3]:

• Arbeitgeber sollen eine größere Rolle bei der Beantragung von Aufenthaltstiteln bekommen.
• Geprüft wird ein eigener Antragsweg für Arbeitgeber.
• Arbeitgeber sollen beschäftigungsbezogene Informationen über eigene Zugänge einspeisen können.

Das wäre ein echter Wandel. Heute ist der Arbeitgeber – der Vertrag, Gehalt und Startdatum kennt – im Verfahren weitgehend Zuschauer. Die Ausschreibung entscheidet, ob daraus Wirklichkeit wird. Es gibt zwei mögliche Ergebnisse:

• Geschlossenes System: ein Bürgerportal, Arbeitgeber erhalten einen Login für eine Statusseite.
• Infrastruktur: dokumentierte Schnittstellen, über die Arbeitgeber, zugelassene Vermittler und HR-Systeme strukturierte, geprüfte Daten direkt ins Verfahren übergeben – so wie Steuersoftware an ELSTER übermittelt.

Nur die zweite Variante macht Once-Only über die ganze Kette möglich: Ein Arbeitsvertrag wird einmal digital erstellt, einmal geprüft und von jeder Behörde nachgenutzt. Die erste Variante lässt Tausende Unternehmen dieselben Daten ein weiteres Mal von Hand abtippen.

Die Arbeitgeberseite ist skeptisch. Schon im Oktober 2025 warnte Isabell Halletz vom Arbeitgeberverband Pflege, eine Stelle, die anderen Behörden nur Empfehlungen gibt, werde die Verfahren nicht beschleunigen [7]. Ob diese Skepsis recht behält, entscheidet sich in der Ausschreibung.

Wie digitale Prozesse auf Arbeitgeberseite heute schon aussehen können, beschreiben wir im Beitrag Fachkräfteeinwanderung digital managen.

5. Das „Stay" nicht vergessen

Der Name hat zwei Hälften, die Debatte dreht sich fast nur um die erste. Die Einreise ist aber nur der Anfang. Danach kommen:

• Verlängerungen des Aufenthaltstitels,
• Arbeitgeberwechsel,
• Familiennachzug und
• der Übergang zur Niederlassungserlaubnis.

In den zurückhaltenderen Optionen bleiben diese Folgeverfahren bei den kommunalen Ausländerbehörden [6] – genau dort, wo lange Wartezeiten und zunehmende Untätigkeitsklagen entstehen [6]. Eine Fachkraft, die reibungslos einreist und dann monatelang auf ihre Verlängerung wartet, wird Deutschland niemandem empfehlen. Deckt die erste Ausschreibungswelle nur das Verfahren vor der Einreise ab, wird „Stay" zu einem Versprechen für einen späteren Haushalt.

6. Was eine gute Ausschreibung leisten müsste

Fünf Prüfsteine für alle, die die Vergabeunterlagen lesen, sobald sie erscheinen:

1. Ergebnis-Kennzahlen statt Features. Bearbeitungszeit, Quote der vollständig beim ersten Mal korrekten Anträge und Anteil der Fälle ohne persönliche Vorsprache gehören in den Vertrag.
2. Schnittstellen für Arbeitgeber und Vermittler – ab dem ersten Release, nicht als spätere Erweiterung.
3. Modulare, gestaffelte Umsetzung. Die Eckpunkte selbst setzen auf ein „Plug-and-Play-Prinzip" [3]. Die Ausschreibung darf keinen einzelnen Anbieter für zehn Jahre an einen Monolithen binden.
4. Nachnutzen, was funktioniert. Das Auslandsportal des Auswärtigen Amts bindet bereits 167 Visastellen und 47 Visaannahmezentren an; laut Eckpunkte-Entwurf wurden bis September 2025 60.000 Visumanträge online bearbeitet [3]. Das BfAA bearbeitet heute rund 20 Prozent aller Fachkräftevisa zentral – Ziel sind 100 Prozent [2].
5. Ein entschiedenes Organisationsmodell. Entweder stehen die Zuständigkeiten fest, bevor die großen Entwicklungsaufträge vergeben werden, oder die Architektur muss eine spätere Verlagerung billig machen.

Was das für Arbeitgeber heute bedeutet

Die WSA wird schrittweise kommen – zuerst für die Einreise von Fachkräften, später für Auszubildende und Studierende [2][9]. Bis sie spürbar wirkt, gelten die heutigen Verfahren. Arbeitgeber, die jetzt rekrutieren, sollten deshalb die bestehenden Beschleuniger nutzen, allen voran das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG, und ihre Daten schon heute strukturiert und digital führen. Wer Dokumente, Verträge und Nachweise sauber digital vorhält, kann eine künftige Schnittstelle sofort nutzen. Einen Überblick über die rechtlichen Wege gibt unser Leitfaden zum Fachkräfteeinwanderungsgesetz.

Die Bundesregierung erklärte im Februar 2026, der Aufbau der WSA stehe erst am Anfang; die Frage der IT-Infrastruktur solle in diesem Jahr geklärt werden [4]. Die Entscheidungen dieses Jahres prägen damit die Fachkräfteeinwanderung des nächsten Jahrzehnts – und die meisten davon fallen in der Vergabeakte, nicht im Plenum.

Offene Fragen an unsere Leserinnen und Leser: Sollte eine Plattform ausgeschrieben werden, bevor feststeht, wer sie betreibt? Wenn Arbeitgeber einen eigenen Antragsweg bekommen – sollten zugelassene Vermittler und Recruiting-Plattformen ihn auch bekommen, mit der entsprechenden Haftung? Und was kostet ein Jahr Verzögerung, gemessen in unbesetzten Stellen in Pflege, Technik und Handwerk?

Häufige Fragen

Was ist die Work-and-Stay-Agentur? Eine geplante digitale Agentur für Fachkräfteeinwanderung mit einer zentralen IT-Plattform. Fachkräfte sollen ihre Unterlagen nur einmal einreichen; alle beteiligten Behörden greifen darauf zu, Arbeitgeber sehen den Bearbeitungsstand. Das Kabinett hat die Eckpunkte am 5. November 2025 beschlossen [1].

Ist die Work-and-Stay-Agentur eine neue Behörde? Nein. Sie entsteht als Partnerschaft der Bundesagentur für Arbeit und des Bundesamts für Auswärtige Angelegenheiten [2].

Wann wird die Plattform ausgeschrieben? Die Ausschreibung zentraler IT-Komponenten ist für 2026 geplant [9]. Laut Bundesregierung (Februar 2026) soll die Frage der IT-Infrastruktur in diesem Jahr geklärt werden [4]. Eine veröffentlichte Ausschreibung war zum Redaktionsschluss nicht bekannt.

Was ändert sich für Arbeitgeber? Geplant sind Einblick in Bearbeitungsstand und fehlende Unterlagen sowie eine größere Rolle im Antragsverfahren; geprüft wird ein eigener Antragsweg für Arbeitgeber [1][3]. Wie weit das reicht, hängt von der technischen Umsetzung ab.

Ersetzt die WSA das beschleunigte Fachkräfteverfahren? Nein, nicht nach heutigem Stand. DigitalService und PD schlagen vor, dass die Zentralstellen der Länder die Vorabzustimmung im beschleunigten Fachkräfteverfahren mindestens mittelfristig weiter übernehmen [6].

Quellen

1. Bundesregierung: „Kabinett beschließt Eckpunkte für Work-and-Stay-Agentur" (05.11.2025), https://www.bundesregierung.de/breg-de/aktuelles/kabinett-work-and-stay-agentur-2391978
2. Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten: „Kabinett beschließt Aufbau der Work-and-Stay-Agentur zur Fachkräfteeinwanderung", https://bfaa.diplo.de/bfaa-de/aktuelles/2742454-2742454
3. Eckpunkte zur Work-and-Stay-Agentur, Entwurfsfassung vom 26.09.2025, veröffentlicht von Table.Briefings, https://table.media/assets/berlin/wsa_entwurf.pdf
4. Deutscher Bundestag, hib: „Regierung: Work-and-Stay-Agentur erst am Anfang" (17.02.2026; Antwort der Bundesregierung, Drs. 21/4075), https://www.bundestag.de/presse/hib/kurzmeldungen-1146284
5. Nationaler Normenkontrollrat: Stellungnahme zum Aufbau einer Work-and-Stay-Agentur (März 2026), https://www.normenkontrollrat.bund.de/Webs/NKR/SharedDocs/Downloads/DE/Positionspapiere/2026-03-wsa-fachkr%C3%A4fteeinwanderung.pdf?__blob=publicationFile&v=6
6. DigitalService GmbH des Bundes / PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH: „Work-and-Stay-Agentur: Impulse für eine mutige und wirkungsorientierte Reform der Migrationsverwaltung" (02.02.2026), https://digitalservice.bund.de/presse/positionspapier_-impulse-fur-die-ausgestaltung-der-work-and-stay-agentur-pd-und-digitalservice.pdf
7. Care vor9: „Arbeitgeber erwarten nicht viel von Work-and-Stay-Agentur" (23.10.2025), https://www.carevor9.de/inside/arbeitgeber-erwarten-nicht-viel-von-work-and-stay-agentur
8. Wetterauer Zeitung: „Portal für ausländische Fachkräfte kostet 35 Millionen Euro" (02.04.2026), https://www.wetterauer-zeitung.de/politik/portal-fuer-auslaendische-fachkraefte-kostet-35-millionen-euro-zr-94246847.html
9. Rechtsanwalt Maibaum: „Work-and-Stay-Agentur: Ansatz zur Beschleunigung der Fachkräfteeinwanderung" (23.04.2026), https://www.ra-maibaum.de/work-and-stay-agentur