Beschleunigtes Fachkräfteverfahren: Ablauf, Kosten und Fristen für Arbeitgeber

Das Wichtigste in Kürze: Das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a Aufenthaltsgesetz ist das einzige Einreiseverfahren, das der Arbeitgeber selbst in Deutschland anstößt – in Vollmacht der Fachkraft, bei der zuständigen Ausländerbehörde [1]. Es bündelt Anerkennung, Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit und Vorabzustimmung zum Visum in einem Verfahren mit festen Fristen: Anerkennungsstelle in der Regel zwei Monate, Bundesagentur eine Woche, Visumtermin innerhalb von drei Wochen, Visumentscheidung in der Regel drei weitere Wochen [2][3][4]. Die Gebühr beträgt 411 Euro [2]. Dieser Leitfaden zeigt Ablauf, Kosten, Fristen und wann sich das Verfahren lohnt.

Stand: September 2026. Orientierung für Arbeitgeber, keine Rechtsberatung.

Was das Verfahren ist – und was nicht

Normalerweise beantragt die Fachkraft ihr Visum selbst bei der deutschen Auslandsvertretung; Anerkennung und BA-Zustimmung laufen getrennt und ohne verbindliche Fristen. Beim beschleunigten Fachkräfteverfahren übernimmt die Ausländerbehörde im Inland die Koordination: Sie leitet – falls nötig – das Anerkennungsverfahren ein, holt die Zustimmung der Bundesagentur ein, prüft die Einreisevoraussetzungen und erteilt eine Vorabzustimmung, mit der die Fachkraft einen bevorzugten Visumtermin erhält [2][3].

Das Verfahren ist kein eigener Aufenthaltstitel. Es beschleunigt den Weg zu einem der folgenden Titel [1]:

• Berufsausbildung / betriebliche Weiterbildung (§ 16a AufenthG),
• Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen inkl. Anerkennungspartnerschaft (§ 16d AufenthG),
• Fachkräfte mit Berufsausbildung (§ 18a) oder akademischer Ausbildung (§ 18b),
• Niederlassungserlaubnis für Hochqualifizierte in besonderen Fällen (§ 18c Abs. 3),
• Blaue Karte EU (§ 18g).

Ehepartner und minderjährige Kinder der Fachkraft können in das Verfahren einbezogen werden, wenn die Voraussetzungen des Familiennachzugs erfüllt sind [3]. Nicht im Gesetzestext genannt ist der Titel für Berufserfahrene ohne Anerkennung (§ 19c Abs. 2 AufenthG); für diesen Weg läuft das Visumverfahren regulär über die Auslandsvertretung [1].

Ablauf in sieben Schritten

1. Beratung und Vorprüfung. Klären Sie mit der IHK, der Handwerkskammer oder der Anerkennungsstelle, ob der ausländische Abschluss anerkannt werden kann und welcher Aufenthaltstitel passt [3]. Für Pflegeberufe ist die Landesbehörde für Gesundheitsberufe zuständig.
2. Vollmacht. Die Fachkraft bevollmächtigt Sie, das Verfahren zu führen [1].
3. Vereinbarung mit der Ausländerbehörde. Sie schließen mit der zuständigen Ausländerbehörde (am Betriebssitz oder bei einer zentralen Stelle des Landes) eine schriftliche Vereinbarung. Das Gesetz schreibt ihren Inhalt vor: Kontaktdaten aller Beteiligten, Versicherung der Bevollmächtigung, Ermächtigung der Behörde, das Anerkennungsverfahren einzuleiten, vorzulegende Nachweise, Beschreibung der Abläufe mit Erledigungsfristen, Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers und Folgen bei Nichteinhaltung (§ 81a Abs. 2 AufenthG) [1]. Nach Abschluss wird die Gebühr von 411 Euro fällig [2][3].
4. Anerkennung und BA-Zustimmung. Die Ausländerbehörde leitet das Anerkennungsverfahren ein; die Anerkennungsstelle soll in beschleunigten Fällen innerhalb von zwei Monaten entscheiden [2][4]. Die Zustimmung der Bundesagentur gilt als erteilt, wenn diese nicht innerhalb einer Woche widerspricht (§ 36 Abs. 2 Satz 2 BeschV) [5].
5. Vorabzustimmung. Liegen alle Voraussetzungen vor, erteilt die Ausländerbehörde die Vorabzustimmung zur Visumerteilung und übermittelt sie an Sie bzw. die Fachkraft [3].
6. Visumtermin. Die Fachkraft erhält bei der Auslandsvertretung einen Termin, der innerhalb von drei Wochen stattfinden soll [2][3].
7. Visumentscheidung. Über den Antrag wird in der Regel innerhalb weiterer drei Wochen nach Vorliegen vollständiger Unterlagen entschieden [2][3].

Die Ausländerbehörde muss dem Arbeitgeber Eingangs- und Vollständigkeitsbestätigungen der Anerkennungsstelle unverzüglich weiterleiten; fordert die Anerkennungsstelle weitere Nachweise an oder liegt ihr Ergebnis vor, ist der Arbeitgeber innerhalb von drei Werktagen zur Aushändigung und Besprechung des weiteren Ablaufs einzuladen (§ 81a Abs. 3 AufenthG) [1].

Fristen im Überblick

Die Fristen beginnen jeweils mit vollständigen Unterlagen. In der Praxis ist die Vollständigkeit der Unterlagen – Übersetzungen, Ausbildungsnachweise mit Stundenumfang, Sprachzertifikat – der häufigste Grund für Verzögerungen, nicht die Behörde.

Was es kostet

• 411 Euro Gebühr der Ausländerbehörde nach Abschluss der Vereinbarung [2][3].
• Gebühren der Anerkennungsstelle, je nach Land und Beruf. Beispiel Hessen, Pflegefachberufe: 110 Euro für die Prüfung des Antrags und 110 Euro für die Erteilung der Berufserlaubnis [6].
• Visumgebühr der Auslandsvertretung sowie Übersetzungs- und Beglaubigungskosten.

Nach dem Gütesiegel „Faire Anwerbung Pflege Deutschland“ trägt der Arbeitgeber die Vermittlungskosten vollständig (Employer-Pays-Prinzip); die Fachkraft darf nicht mit Gebühren belastet werden [7]. Auch das staatliche Programm Triple Win folgt seit 2013 diesem Prinzip [8].

Wann sich das Verfahren lohnt

Das beschleunigte Verfahren zahlt sich aus, wenn die Voraussetzungen vor der Antragstellung geklärt sind:

• Die Fachkraft hat das erforderliche Sprachniveau bereits erreicht (in der Pflege in der Regel B2 [6]).
• Ausbildungsnachweise liegen vollständig und übersetzt vor.
• Es gibt einen unterschriebenen Arbeitsvertrag oder ein verbindliches Angebot [2][3].

Ein Praxisbeispiel aus der Rehabilitation: Die Celenus/salvea-Gruppe rekrutierte Physiotherapeuten aus Albanien und weiteren Ländern, führte Vorstellungsgespräche nur mit Kandidaten, die bereits ein B2-Zertifikat besaßen, und nutzte anschließend das beschleunigte Fachkräfteverfahren für die zeitnahe Einreise [9].

Weniger geeignet ist das Verfahren, wenn die Fachkraft noch mitten im Sprachkurs steht oder Unterlagen fehlen: Die Fristen laufen dann ins Leere, und die 411 Euro sind investiert, ohne dass Zeit gewonnen wird. In diesen Fällen kann die Anerkennungspartnerschaft nach § 16d Abs. 3 AufenthG mit Anerkennung nach der Einreise der bessere Weg sein.

Typische Fehler

• Unvollständige Ausbildungsnachweise. Anerkennungsstellen verlangen Stunden- und Fächerübersichten sowie Praxisnachweise, nicht nur das Diplom [6].
• Sprachzertifikat unterschätzt. Ein B2-Zertifikat garantiert nicht die tatsächliche Kommunikationsfähigkeit im Stationsalltag; erfahrene Einrichtungen bieten auch B2-Inhabern einen Anschlusskurs an [10].
• Keine Vorbereitung auf Wartezeit. Zwischen Vertrag und Einreise vergehen je nach Herkunftsland trotz Beschleunigung mehrere Monate – ein Klinikum berichtet von bis zu einem Jahr und hält deshalb regelmäßige Onboarding-Gespräche vor der Einreise [11].
• Unterschiedliche Landesregelungen ignoriert. Die Modalitäten für Anpassungskurse zur Anerkennung sind laut GIZ zwischen den Bundesländern weiterhin sehr unterschiedlich [8].

Wie TalentSure den Prozess unterstützt

Die TalentSure Plattform bildet die Schritte des beschleunigten Fachkräfteverfahrens als Meilensteine ab: Dokumente werden zentral erfasst, Vollständigkeit wird vor Antragstellung geprüft, und alle Beteiligten – Arbeitgeber, Kandidat, Partner vor Ort – sehen denselben Stand. Die Behördenschritte selbst bleiben bei Ausländerbehörde, Anerkennungsstelle und Auslandsvertretung. Mehr dazu auf der Seite Fachkräfte aus dem Ausland einstellen und in unserer Arbeitgeber-Checkliste für internationale Einstellungen.

Häufige Fragen

Wer beantragt das beschleunigte Fachkräfteverfahren?

Der Arbeitgeber, in Vollmacht der Fachkraft, bei der zuständigen Ausländerbehörde in Deutschland (§ 81a AufenthG) [1].

Wie lange dauert das Verfahren?

Ziel sind bis zu vier Monate. Die einzelnen Fristen: Anerkennung in der Regel zwei Monate, BA-Zustimmung eine Woche, Visumtermin innerhalb von drei Wochen, Entscheidung in der Regel drei weitere Wochen – jeweils ab vollständigen Unterlagen [2][3][4][5].

Was kostet es?

411 Euro Gebühr der Ausländerbehörde plus Gebühren für Anerkennung und Visum [2][3].

Gilt es auch für Pflegekräfte?

Ja. Für Pflegefachpersonen soll die Anerkennungsstelle im beschleunigten Verfahren innerhalb von zwei Monaten entscheiden (§ 43 PflAPrV) [4]. Die Berufserlaubnis setzt zusätzlich in der Regel B2-Deutschkenntnisse voraus [6].

Können Familienangehörige mitkommen?

Ja, Ehepartner und minderjährige ledige Kinder können in das Verfahren einbezogen werden, wenn die Voraussetzungen des Familiennachzugs vorliegen [3].

Quellen

1. § 81a AufenthG, https://www.gesetze-im-internet.de/aufenthg_2004/__81a.html
2. IHK Erfurt: „Beschleunigtes Fachkräfteverfahren (§ 81a AufenthG)“, https://www.ihk.de/erfurt/fachkraefte/auslaendische-fachkraefte/beschleunigtes-fachkraefteverfahren-6170272 (abgerufen 12.09.2026)
3. IHK Frankfurt am Main: „Das beschleunigte Fachkräfteverfahren (§ 81a AufenthG)“, https://www.frankfurt-main.ihk.de/hauptnavigation/wirtschaftspolitik/fachkraefte-demografie-und-arbeitsmarkt/auslaendische-fachkraefte/das-beschleunigte-fachkraefteverfahren-81a-aufenthg--6602812 (abgerufen 12.09.2026)
4. § 43 Pflegeberufe-Ausbildungs- und -Prüfungsverordnung (PflAPrV), https://www.gesetze-im-internet.de/pflaprv/__43.html
5. § 36 Abs. 2 Beschäftigungsverordnung (BeschV), https://www.gesetze-im-internet.de/beschv_2013/__36.html
6. Hessisches Landesamt für Gesundheit und Pflege: „Anerkennung internationaler Pflegeabschlüsse“, https://hlfgp.hessen.de/pflegefachberufe/auslaendische-abschluesse-pflege-antrag-und-anerkennungsverfahren
7. Bibliomed Medizinische Verlagsgesellschaft (Hrsg.): E-Book „Ausländische Pflegekräfte | 2026 – Pflege international gestalten“, Die Schwester | Der Pfleger / f&w, Melsungen, März 2026, S. 28–29 (Ann-Christin Wedeking: „Transparent und fair anwerben – Gütesiegel Faire Anwerbung Pflege Deutschland“)
8. Bibliomed Medizinische Verlagsgesellschaft (Hrsg.): E-Book „Ausländische Pflegekräfte | 2026 – Pflege international gestalten“, Die Schwester | Der Pfleger / f&w, Melsungen, März 2026, S. 20–23 (Björn Gruber, GIZ: „Anwerbeprogramm Triple Win – Nachhaltig und fair“)
9. Bibliomed Medizinische Verlagsgesellschaft (Hrsg.): E-Book „Ausländische Pflegekräfte | 2026 – Pflege international gestalten“, Die Schwester | Der Pfleger / f&w, Melsungen, März 2026, S. 24–26 (Linda König-Balija: „Recruiting ist Chefsache“, Celenus/salvea; Erstveröffentlichung f&w 6/2022)
10. Bibliomed Medizinische Verlagsgesellschaft (Hrsg.): E-Book „Ausländische Pflegekräfte | 2026 – Pflege international gestalten“, Die Schwester | Der Pfleger / f&w, Melsungen, März 2026, S. 36 (Robin Keller: „Mein Alltag als Integrationskoordinator“, Agaplesion Klinikum Hagen)
11. ebd., S. 35